управление финансами

бизнес-аналитика и отчётность

электронный документооборот

управление надёжностью

управление закупками и счетами на оплату

общие центры финансового обслуживания

комплексное управление предприятием и специальные решения

презентации и информационные материалы

Управление счетами на оплату

Казалось бы, что может быть проще процесса оплаты счета поставщика или подрядчика (invoicing): получить счет и осуществить по нему платеж. Казалось бы, зачем обращать внимание на такую несложную операцию и, тем более, задумываться о её критичности и стоимости для бизнеса…

Но оказывается, что, если оценивать в денежном эквиваленте прямые расходы, которые несёт компания на обработку одного входящего счёта на оплату, задача на деле оказывается много сложнее, чем кажется.

Необходимо рассчитать время, которое тратят все сотрудники предприятия на обработку счёта до момента его оплаты. Вот когда в полной мере удается оценить сложность этого процесса, например: секретарь получает счёт (например, по факсу или почте), передаёт (пересылает) в бухгалтерию или финансовую службу, специалист по работе с кредиторами выясняет и разыскивает инициатора закупки, «породившей» этот счет, пересылает счет инициатору, инициатор пытается получить одобрение счёта и утверждение его к оплате у вышестоящего Руководства, и…. далее по цепочке.

Если удаётся полностью «идентифицировать» всех фактических участников процесса обработки счёта, становится проще следующий шаг - оценка стоимости процесса из расчёта средней заработной платы каждого вовлечённого сотрудника.

Вы когда-нибудь задумывались над тем, какова может быть эта стоимость – «цена» движения по компании всего одного документа, определяющего расчеты с поставщиком или подрядчиком? А если умножить данную «цену» на количество счетов, получаемых и оплачиваемых компанией за год… Получается довольно «круглая» сумма, которая даже при очень точном расчёте не будет включать в себя информации о той недополученной прибыли, которую могли бы принести сотрудники компании, будучи занятыми в процессах, действительно создающих для бизнеса добавленную стоимость!

Цифры «потерь», полученные (рассчитанные) опытным путём в результате оценки стоимостей таких процессов на средних и крупных предприятиях, значительно (иногда на порядок) превышают абстрактные «ожидания» и оказываются действительно значимыми в структуре себестоимости организации закупочной деятельности.

Рассмотрим другие аспекты процесса получения, обработки и оплаты входящих счетов на оплату и сформулируем дополнительные вопросы, имеющие самое непосредственное отношение к процессу. Ведь ответы на эти вопросы зачастую без специальной подготовки дать затруднительно:

• Сколько счетов на оплату поступает в день/неделю/месяц/год в Вашу компанию, ее филиалы, дочерние компании, представительства и т.д.?
• Куда приходят счета и в каком виде (в бумажном или электронном(e-invoices), по почте, по факсу, по электронной почте)?
• Кому и насколько однозначно адресуются счета (и как быстро можно найти адресата в компании), кем должны быть утверждены (списки согласующих лиц) и в какой срок должны быть оплачены?
• Где хранятся такие счета на оплату (в бумажных или электронных архивах)?
• Каким образом можно восстановить историю обработки (проверки, согласования, утверждения) счета? И можно ли её восстановить вообще?
• Какова действующая система ответственности за потери счетов или критичные задержки платежей по счетам, приводящим к дополнительным расходам, штрафным санкциям и недоверию со стороны поставщиков?
• На сколько затягивается процесс согласования и утверждения счета, если какого-либо ответственного лица из цепочки согласующих лиц нет на месте (сотрудник находится в отпуске, командировке, болеет, и т.д.)?
• И, наконец, сколько времени и денег фактически тратится в среднем на обработку одного счета? А на его сопоставление с заказами на закупку, условиями контракта, графиком платежей, выделенным бюджетом и т.д.? И как, проанализировав всю информацию о процессе и его стоимости, улучшить этот процесс, исходя из этой информации?

Какой бы была «идеальная» модель организации процесса обработки входящих счетов на оплату?

В первую очередь, конечно же, «идеальная» модель должна давать существенное и однозначно исчисляемое снижение стоимости обработки таких счетов и высвобождение времени сотрудников компании для выполнения более квалифицированной и нужной, с точки зрения эффективности для бизнеса компании, работы.

Во-вторых, в такой модели должна достигаться полная (с минимизацией ручных рутинных функций) автоматизация процесса обработки и управления счетами на оплату, включая:

• получение счета компанией,
• его оптическое распознавание и автоматический ввод всей его информации в базу данных компании,
• автоматическое сравнение полученного счета на оплату с действующими закупочными контрактами или утвержденными бюджетами,
• отправку счета на оплату и последующую автоматическую архивацию (безусловно, согласно требованиям российского законодательства).

В-третьих, «идеальная» модель должна позволять достичь полной прозрачности процесса на любом этапе обработки документа, а также дать развитый инструмент анализа первичной информации и построения отчетности.

В-четвертых, «идеальное» решение должно обеспечить всем участникам процесса проверки, рассмотрения, согласования и утверждения счетов на оплату мгновенный доступ к системе в любое время и в любом месте.

В-пятых, создаваемая ИТ-модель «идеального» решения должна легко интегрироваться с уже используемыми в компании ERP и/или финансовыми и другими системами и обеспечивать возможность быстрого запуска в эксплуатацию.

Описание программного решения Basware Invoice Automation… смотреть описание

Решения от Pba Consult по автоматизации процесса обработки входящих счетов на оплату (invoicing) способны полностью удовлетворить все вышеизложенные требования по организации «идеальной» модели такого процесса и повысить эффективность работы компании, обеспечив ощутимый и исчисляемый экономический эффект.

Узнайте подробнее о наших подходах к построению систем управления предприятием.

Задайте вопрос, и наши специалисты оперативно ответят на него с учетом Вашей бизнес-специфики.

Вы можете также оперативно получить бесплатную консультацию нашего эксперта или предварительную оценку стоимости решения для интересующей Вас задачи.